Los metadatos en un archivo Excel son información adicional que no es visible en las celdas de la hoja, pero que puede incluir detalles sobre el autor, la fecha de creación, comentarios, revisiones previas y otros datos que pueden comprometer la privacidad. Si necesitas eliminar estos metadatos antes de compartir o publicar un archivo, hay un par de métodos sencillos que puedes seguir. A continuación te explico cómo hacerlo.
Contenidos
¿Qué son los metadatos en un archivo Excel?
Los metadatos son datos adicionales incrustados en el archivo que describen, explican o acompañan el contenido principal. En el caso de Excel, estos pueden incluir:
- Nombre del autor del archivo
- Fecha de creación y última modificación
- Revisiones previas realizadas en el archivo
- Comentarios insertados en las celdas o en el archivo
- Propiedades de seguridad o de acceso
Si compartes documentos sensibles, eliminar estos metadatos es una buena práctica para proteger la información personal o empresarial que pueda quedar incrustada en el archivo sin quererlo.
Eliminación de metadatos en Excel
A continuación te mostraré cómo puedes eliminar los metadatos de un archivo Excel utilizando las herramientas de la propia aplicación.
1. Usando las herramientas de Excel (Office 365, Excel 2019 y versiones posteriores)
Excel tiene una herramienta integrada para eliminar metadatos de los archivos. Aquí te explico cómo usarla:
- Abre el archivo Excel del que deseas eliminar los metadatos.
- Haz clic en la pestaña Archivo en la parte superior.
- En el menú de la izquierda, selecciona Información.
- En el panel que aparece a la derecha, haz clic en Comprobar si hay problemas y selecciona Inspeccionar documento.
- Se abrirá una ventana llamada Inspección de documentos. Asegúrate de seleccionar todas las casillas que desees revisar, como comentarios, propiedades del documento, revisiones anteriores, etc.
- Haz clic en Inspeccionar para que Excel revise el archivo en busca de metadatos.
- Después de la inspección, podrás ver un resumen de los metadatos encontrados. Para eliminarlos, haz clic en Eliminar todo al lado de las categorías que deseas eliminar.
- Haz clic en Cerrar para completar el proceso.
Este proceso eliminará los metadatos del archivo sin modificar su contenido visible.
2. Usando VBA para eliminar metadatos en masa
Si necesitas eliminar metadatos de múltiples archivos Excel a la vez o prefieres automatizar el proceso, puedes usar una macro VBA para hacerlo. Aquí tienes un ejemplo de código VBA que puedes usar:
Sub EliminarMetadatos()
Dim doc As DocumentProperties
For Each doc In ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties
doc.Value = ""
Next doc
End Sub
Este código elimina las propiedades incorporadas del documento, como el autor y la fecha de creación. Para usarlo:
- Abre el archivo Excel.
- Pulsa Alt + F11 para abrir el editor VBA.
- En el editor VBA, selecciona Insertar y luego Módulo.
- Pega el código en la ventana del módulo.
- Pulsa F5 para ejecutar la macro.
Este método te permitirá eliminar los metadatos rápidamente en varios archivos sin tener que hacerlo manualmente.
Consideraciones importantes
Al eliminar metadatos, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- La eliminación de metadatos no afecta el contenido visible del archivo Excel.
- Al eliminar ciertos metadatos, podrías perder información valiosa, como comentarios o revisiones previas. Asegúrate de hacer una copia de seguridad si es necesario.
- En algunos casos, los metadatos pueden ser útiles para el seguimiento de cambios o la auditoría de documentos, así que elimina solo aquellos que no sean relevantes.
Otras herramientas para eliminar metadatos
Si prefieres no hacerlo dentro de Excel, también existen herramientas de terceros que pueden ayudarte a eliminar metadatos de archivos Excel, como:
Estas herramientas permiten realizar un proceso más profundo y específico de eliminación de metadatos, especialmente útil si trabajas con archivos más grandes o con más información incrustada.